Pokroviteljstvo znanstvenih i stručnih skupova - upute za organizatore

Hrvatska sekcija IEEE podupire znanstvene i stručne skupove koji obrađuju teme iz polja elektrotehnike, računarstva te drugih srodnih i interdisciplinarnih polja (u interesnim područjima IEEE-a). Pri tome postoji nekoliko oblika potpore, koji se dijele u dvije kategorije: financijsko sponzorstvo (oblici: sole sponsorship, co-sponsorship) i tehničko kosponzorstvo (oblik: technical co-sponsorship, skr. TCS).

Oblik potpore koji pruža Hrvatska sekcija IEEE spada u kategoriju tehničkog kosponzorstva.

 

Pravila tehničkog kosponzorstva i postupak prijave

Ako organizirate znanstveni ili stručni skup i zainteresirani ste za to da Hrvatske sekcija IEEE bude tehnički kosponzor tog skupa, molimo Vas pažljivo proučite općenita pravila IEEE-a u dijelu koji se odnosi na tu tematiku, budući da su ta pravila obvezujuća i za Hrvatsku sekciju. Radi se o dokumentu IEEE Policies (na ovoj poveznici je uvijek dostupna najnovija inačica), poglavlje 10 pod nazivom "Meetings, Conferences, Symposia and Expositions".

Tehničko kosponzorstvo Hrvatske sekcije treba zatražiti prije slanja IEEE Conference Application obrasca i to najkasnije 6 mjeseci prije održavanja skupa.

Za najavu slanja prijave, kao i moguća pitanja, obratite se koordinatoru konferencija Hrvatske sekcije IEEE Mariju Kušeku.

VAŽNO: Jednom odobreno tehničko kosponzorstvo nije trajno stečeno, već vrijedi samo za konkretno održavanje skupa (primjerice, konferencije, simpozija, workshopa) za koji je zatraženo. Za skup koji se, primjerice, održava svake godine, i tehničko kosponzorstvo treba iznova tražiti svake godine.

 

Dokument "IEEE sponzorstva konferencija i objavljivanje članaka u IEEE Xplore bazi" sadrži praktične upute za organizatore konferencija.


Troškovi tehničkog kosponzorstva i uzajamne obveze

Troškovi TCS uvedeni 2018. godine

Krajem 2018. godine Središnjica IEEE-a donijela je odluku da sve konferencije prijavljene nakon 1. siječnja 2018. godine, a kojima je neka organizacijska jedinica IEEE-a (society, regija, Hrvatska sekcija, odjeli Hrvatske sekcije) tehnički kosponzor, moraju platiti operacijske troškove, tzv. TCS fee, koji uključuju fiksan iznos od $1000 po događaju, plus $15 po članku objavljenome u bazi IEEE Xplore (ako se konferencija odluči objaviti radove u toj bazi). Odluka je ovdje, a prezentacija koja ju pojašnjava je ovdje

Troškove tehničkog kosponzorstva, općenito, može (u potpunosti ili djelomično) podmiriti i organizacijska jedinica IEEE-a (society, regija, Hrvatska sekcija, odjeli Hrvatske sekcije) koja je tehnički kosponzor. Odluku o svakoj konferenciji (svaki puta kada se prijavi) donosi predsjednik dotične organizacijske jedinice.

Budući da Hrvatska sekcija IEEE ne raspolaže sredstvima kojima bi pokrivala troškove tehničkog kosponzorstva za konferencije koje ispunjavaju sve ostale kriterije, stav je Izvršnog odbora da će tehničko kosponzorstvo odobravati isključivo konferencijama koje su spremne same podmiriti trošak TCS fee. Pojedini tehnički odjeli Hrvatske sekcije kao tehnički kosponzori skupova mogu donijeti drugačiju odluku ako za to imaju sredstva.

 

Uzajamne obveze Hrvatske sekcije IEEE i organizatora tehnički kosponzoriranog skupa

Hrvatska sekcija IEEE pomoći će u promidžbi skupa kojega podupire na sljedeći način:

  • omogućit će organizatorima skupa korištenje imena i logotipa Hrvatske sekcije IEEE, što će pomoći skupu u privlačenju kvalitetnih radova i prezentacija;
  • obavijest o održavanju skupa (npr. Call for Papers) proslijedit će svim članovima Sekcije (više od 700 članova);
  • oglasit će osnovne informacije o skupu na web-stranicama Hrvatske sekcije IEEE.

Zauzvrat, organizator skupa obvezuje se da će:

  • za sve članove IEEE-a osigurati najmanje 10% popusta na kotizaciju za sudjelovanje na skupu;
  • tijekom trajanja skupa osigurati posebno mjesto pored registracijskog stola na kojem će biti postavljeni promidžbeni materijali IEEE-a (materijali se mogu naručiti ovdje uz IEEE account);
  • nakon održanog skupa, u roku od 30 dana, podnijeti kratko izvješće o održanom skupu koje treba sadržavati: podatke o pozvanim predavanjima, broju sekcija, broju prijavljenih radova (prije recenzije), broju prihvaćenih radova (nakon recenzije), te broju autora po državama.

Ispunjavanje obveza organizatora skupa i pripadajuće izvješće uzimat će se u obzir prilikom budućih zahtjeva istih organizatora.

 

Ostale napomene

Koristan izvor informacija (i za iskusne organizatore skupova - pogotovo kad je riječ o promjenama pravila ili uvjeta na višim razinama) je Conference Organizers' Newsletter (dalje u tekstu: CON), koji se distribuira putem e-maila. Preporučuje se da se barem jedna osoba iz organizacijskog tima konferencije pretplati na CON (sadržaj nije dostupan putem web-stranica). Ako ne želite primati CON na adresu koju inače koristite za privatnu ili poslovnu komunikaciju, iskoristite za to svoj besplatni GoogleApps@IEEE account. Putem CON-a se također najavljuju tematski webinari za organizatore konferencija (primjeri tema: IEEE copyright, IEEEXplore, primjena GDPR-a, itd.).

U pravilima IEEE-a koja se odnose na skupove (već spomenuti dokument IEEE Policies, poglavlje 10) obratite pažnju na pravila o korištenju naziva "IEEE" u imenu konferencije (dopušteno je isključivo za konferencije s financijskom sponzorstvom IEEE-a), korištenju logotipa IEEE i njegovih izvedenica te terminologiju. U svezi s terminologijom, primjerice, pojam "sponzor" (engl. sponsor) koristi se isključivo za oblike potpore samog IEEE-a ili njegovih organizacijskih jedinica (dakle: sponsorship, cosponsorship, technical co-sponsorship), dok se za financijsku potporu drugih vrsta (npr. iz industrije) koriste pojmovi "financial support", "grant", "donation", a sam pokrovitelj (u uobičajenom značenju "sponzora" u hrvatskome jeziku) naziva se "patron".