NOVO: Odgađa se odluka o povećanju troškova za 2021. godinu. Na snazi ostaje odluka iz 2016. ($1,000 po događaju i $15 po radu). Ova odgoda je donesena na virtualnom sastanku Regije 8 koji je održan 14. i 15. studenog 2020.
Troškovi TCS uvedeni od 1. siječnja 2021. godine
Krajem 2018. godine Središnjica IEEE-a donijela je odluku da sve konferencije prijavljene nakon 1. siječnja 2018. godine, a kojima je neka organizacijska jedinica IEEE-a (society, regija, Hrvatska sekcija, odjeli Hrvatske sekcije) tehnički kosponzor, moraju platiti operacijske troškove, tzv. TCS fee, koji uključuju fiksan iznos po događaju, plus iznos po članku. Od 1. siječnja 2021. cijene su povećane te je fiksni trošak po konferenciji $1450 i $22 po članku. Ta odluka je prezentirana na sastanku Regije 8 u ožujku 2020. Stranica sastanka je ovdje, a odluka je prezentirana u sklopu tehničkih aktivnosti. Slajd prezentacije je ovdje (zadnja stavka - prezentaciju možete pratiti na ovom linku).
Troškove tehničkog kosponzorstva, općenito, može (u potpunosti ili djelomično) podmiriti i organizacijska jedinica IEEE-a (society, regija, Hrvatska sekcija, odjeli Hrvatske sekcije) koja je tehnički kosponzor. Odluku o svakoj konferenciji (svaki puta kada se prijavi) donosi predsjednik dotične organizacijske jedinice.
Budući da Hrvatska sekcija IEEE ne raspolaže sredstvima kojima bi pokrivala troškove tehničkog kosponzorstva za konferencije koje ispunjavaju sve ostale kriterije, stav je Izvršnog odbora da će tehničko kosponzorstvo odobravati isključivo konferencijama koje su spremne same podmiriti trošak TCS fee. Pojedini tehnički odjeli Hrvatske sekcije kao tehnički kosponzori skupova mogu donijeti drugačiju odluku ako za to imaju sredstva.
Uzajamne obveze Hrvatske sekcije IEEE i organizatora tehnički kosponzoriranog skupa
Hrvatska sekcija IEEE pomoći će u promidžbi skupa kojega podupire na sljedeći način:
- omogućit će organizatorima skupa korištenje imena i logotipa Hrvatske sekcije IEEE, što će pomoći skupu u privlačenju kvalitetnih radova i prezentacija;
- obavijest o održavanju skupa (npr. Call for Papers) proslijedit će svim članovima Sekcije (više od 700 članova);
- oglasit će osnovne informacije o skupu na web-stranicama Hrvatske sekcije IEEE.
Zauzvrat, organizator skupa obvezuje se da će:
- za sve članove IEEE-a osigurati najmanje 10% popusta na kotizaciju za sudjelovanje na skupu;
- tijekom trajanja skupa osigurati posebno mjesto pored registracijskog stola na kojem će biti postavljeni promidžbeni materijali IEEE-a (materijali se mogu naručiti ovdje uz IEEE account);
- nakon održanog skupa, u roku od 30 dana, podnijeti kratko izvješće o održanom skupu koje treba sadržavati: podatke o pozvanim predavanjima, broju sekcija, broju prijavljenih radova (prije recenzije), broju prihvaćenih radova (nakon recenzije), te broju autora po državama.
Ispunjavanje obveza organizatora skupa i pripadajuće izvješće uzimat će se u obzir prilikom budućih zahtjeva istih organizatora.
Ostale napomene
Koristan izvor informacija (i za iskusne organizatore skupova - pogotovo kad je riječ o promjenama pravila ili uvjeta na višim razinama) je Conference Organizers' Newsletter (dalje u tekstu: CON), koji se distribuira putem e-maila. Preporučuje se da se barem jedna osoba iz organizacijskog tima konferencije pretplati na CON (sadržaj nije dostupan putem web-stranica). Ako ne želite primati CON na adresu koju inače koristite za privatnu ili poslovnu komunikaciju, iskoristite za to svoj besplatni GoogleApps@IEEE account. Putem CON-a se također najavljuju tematski webinari za organizatore konferencija (primjeri tema: IEEE copyright, IEEEXplore, primjena GDPR-a, itd.).
U pravilima IEEE-a koja se odnose na skupove (već spomenuti dokument IEEE Policies, poglavlje 10) obratite pažnju na pravila o korištenju naziva "IEEE" u imenu konferencije (dopušteno je isključivo za konferencije s financijskom sponzorstvom IEEE-a), korištenju logotipa IEEE i njegovih izvedenica te terminologiju. U svezi s terminologijom, primjerice, pojam "sponzor" (engl. sponsor) koristi se isključivo za oblike potpore samog IEEE-a ili njegovih organizacijskih jedinica (dakle: sponsorship, cosponsorship, technical co-sponsorship), dok se za financijsku potporu drugih vrsta (npr. iz industrije) koriste pojmovi "financial support", "grant", "donation", a sam pokrovitelj (u uobičajenom značenju "sponzora" u hrvatskome jeziku) naziva se "patron".